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Terminplanung
#1
Hallo Ihr lieben,

mich würde mal interessieren, wie ihr bei eurer Terminplanung vorgeht?

Ich habe in den vielen Jahren schon diverse Sachen probiert und mache inzwischen nur noch Termine nach Absprache zu verschiedenen Zeiten. Ich hatte auch mal feste Zeiten - grade am Anfang ist es super wichtig Präsenz zu zeigen und die Praxis so viel wie möglich belebt und offen zu haben.

Ich versuche heute auch immer etwas Luft zwischen den Patienten zu lassen....OK klappt nicht immer....Rolleyes

Wie plant ihr denn so?
Meine Forenbeiträge sind keine Therapieempfehlungen
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#2
Hallo Silke,

das finde ich ist echt die Herausforderung schlecht hin in der Praxis.

Ich schaffe das sehr schlecht, die Tage richtig zu terminieren. Seitdem ich Lemniscus benutze, geht es etwas besser.

Ich ägere mich, wenn ich von 9-21 h mir Termine rein ballere ohne vernünftige Pausen.

Vllt müsste man mehr blocken im Kalender??

Schwierig ist es ja auch, die Telefonanrufe zusätzlich zu berücksichtigen. Wenn keine freie Zeit eingeplant ist, dann fällt der Rückruf auch noch schwer.

Vllt sollte man ein Seminar dazu abhalten :-)))
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#3
Oh ja das stimmt: gute Terminplanung ist eine Herausforderung - ich habe obwohl ich das seit 14 Jahren in meiner eigenen Praxis und seit über 25 Jahren in anderen Praxen mache, auch immer wieder mal Termine zu eng Rolleyes geplant....aber meistens geht`s ganz gut.

Jedes Jahr immer zu erst:

URLAUB blocken Big Grin

Webinare/Kongresse/Vorträge blocken

Private Events blocken

und dann die Patiententermine - hab ich früher andersherum gemacht...völlig bekloppt, ich habe viele Jahre benötigt um zu verinnerlichen:

Ich bin der Chef von dem Laden und kann arbeiten, wie ich das gerne möchte und nicht wie Andere sich das wünschen....JUHU...

Ich versuche die Termine nicht direkt hintereinander zu planen, sondern kurze Zeitpuffer von 10 Minuten zu lassen. Klappt nicht immer...OK

Je nach dem um welche Therapien es geht plane ich auch nicht zu viele manuelle Behandlungen hintereinander, Frau will sich ja nicht überanstrengen...ich blocke auch Zeit für Pausen ein -je nach Tagesablauf mal mehr mal weniger- und Zeiten für andere Aufgaben(Vorträge, Seminare,Webinar) und deren Vorbereitungen.

Inzwischen bin ich auch so klug, dass ich mir wenn ich am WE einen Kongressvortrag oder Seminare gehalten habe, ich mir dafür dann in der Woche danach die entsprechende Zeit gnadenlos blockiere als Freizeit. Obwohl ich dann weniger Termine frei hab, klappt es reibungsloser, als wenn ich völlig kaputt und ausgepowert bin.

Auch Zeiten für Büroarbeiten, Telefontermine usw.
Früher für Praxisreinigung, Bestellungen usw.

Und ich versuche maximal eine bis zwei Neuaufnahmen pro Tag (klappt natürlich nicht immer) zu machen, weil ich da mehr Zeit benötige. Das ist für Einsteiger in den ersten 2-3 Jahren vermutlich schwieriger, weil ja da viele Patienten zum ersten Mal kommen.

Und Zeiten für unsere Ersttermine bei gehörlosen DGS Patienten (da sind wir ja dann zu zweit im Einsatz), die sind am schwierigsten zu terminieren, weil sehr begehrt aber knapp.

Oder wenn Patientinnen von weiter weg einen Doppeltermin (bei mir und bei Savina) mögen, das ist auch schon mal kniffeliger.

Wer mit mehreren Räumen arbeitet kann das am besten auch farblich unterscheiden um schneller zu sehen, was parallel laufen kann. Wenn bspw. jemand Akupunktur hat, kann man ja nebenher noch eine Eigenblutbehandlung machen oder eine Infusion. das spart auch Zeit!


Beim Praxisgründungskurs sprechen wir auch immer noch mal über die Terminplanung - aber die Terminprobleme kommen immer erst später, denn am Anfang ist ja genug frei Big Grin
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#4
Ich habe mit der Terminplanung gar keine Probleme Rolleyes

Meine Praxis ist Mo, Mi, Fr. von 8:00 bis 14:30 und montags auch abends geöffnet. In dieser Zeit bin ich immer in der Praxis vor Ort. (Praxis und Wohnort liegen räumlich 15min Autofahrt getrennt). Nach telefonischer Vereinbarung sperre auch auch mal am Di/Do die Praxis auf.
Die meisten Patienten vereinbaren vorher telefonisch einen Termin - aber es gibt auch genug Patienten (überwiegend Männer Angel) die dann ohne Termin im Wartezimmer sitzen. Aber dann müssen sie halt ein wenig sitzen, bis sich wieder eine Lücke auftut.

Meine Termine habe ich in 30-Minuten-Einheiten unterteilt: Follow-up Termine sind 30 Minuten lang, das Erstgespräch 1,5 Stunden, für Infusionen rechne ich ein Zeitslot von 1h - lege mir aber einen weiteren Patienten zwischenrein.

Bei Neupatienten, welche mich über die Homepage oder telefonisch kontaktieren, schicke ich vor dem ersten persönlichen Kontakt in der Praxis meine "Anamnese-Broschüre" zum Ausfüllen zu. Ich habe mir ein pdf-Formular "gebastelt", welches der Patient bequem am Computer ausfüllen kann und mir 2 Tage vor dem persönlichen Erstkontakt schon wieder zurückmailt. Somit kann ich mir schon vorab Gedanken machen und man ist beim persönlichen Erstkontakt nicht damit beschäftigt, den Anamnesebogen runterzurattern. Beim persönlichen Erstkontakt habe ich dann die Chance ganz gezielt Fragen zu stellen, die meine Therapiemöglichkeiten untermauern. Auch findet beim persönlichen Erstkontakt immer eine komplette Körperliche Untersuchung incl. Urin und BZ, Zunge & Pulsdiagnose statt.

Mit den damit gesammelten Informationen erstelle ich dann meistens am Abend wenn die Kinder im Bett sind den Therapieplan. Das ist eine Schnellhefter-Mappe, welche ich dem Patienten mitgebe und die mein ganzen Therapiekonzept ausgelegt auf 3 Monate empfiehlt incl. weiterer (naturheilkundlichen) Informationen.

Was soll ich sagen. Die Patienten fühlen sich bei mir ernsthaft verstanden und aufgehoben. Mittels des Therapieplans wird der Weg und der Fortschritt dokumentiert und der Patient sieht (und fühlt nicht nur) den Erfolg. Außerdem habe ich regelmäßige Follow-up Termine. Somit ist meine Praxis gut ausgelastet und ich habe in der Woche (Mo, Mi, Fr) um die 20 Patientenkontakte.

Ich kann nur für mich sprechen, aber ich schiebe den Therapieerfolg auf die interdisziplinäre Therapien, wobei die TCM immer mein roter Faden ist. Es ist wie bei einer gute Suppe - richtig schmackhaft wird sie erst, wenn man außer Salz und Pfeffer noch weitere Gewürze/Kräuter (in diesem Fall dann weitere Therapien) hinzufügt.

Ach ja, die Terminplanung lasse ich komplett über Outlook laufen. Dort schreibe ich sie in den Familienkalender mit rein. Schließlich muss ich bei einem Abendtermin wissen, ob nicht die Kids irgendeine Veranstaltung haben. Mit diesem Praxis-Konzept fahre ich bis jetzt sehr gut Smile
LG, Anja

Wenn dich jemand verletzt, bleibe ruhig und lächle. Karma regelt das schon  Rolleyes
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#5
Wow, du bist straff organisiert fragend

bei 19,5 Std /Woche Regelsprechzeit (Mo/Mi/Fr 8:00 bis 14:30 Uhr) 20 Patienten....mein lieber Scholli....oder dauern die Termine nicht so lange bei dir? Sicher hast du doch noch oft Neupatienten oder?

Da kommst du ja nicht mal zum Pipi machen oder dazu etwas zu essen...hoffentlich wird das mal nicht zu stressig auf Dauer!

Ich hatte früher ja auch nur Mo/Mi/Fr halb und war Di/Do/Fr halb noch in einer anderen Praxis plus WE Seminare....ich bin da locker auf 60 Stunden Wochen gekommen....gruselig und ich habe keine Kinder....ich bin froh, dass ich in der Praxis jetzt nicht mehr so hetzen muss...OK in der Winterzeit, wenn alle noch zusätzlich zu den Injektionsterminen kommen, dann wird es manchmal auch wieder mehr doppelt belegt, aber das sind ja dann immer nur Kurzterminchen.
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#6
Ich hatte mal ein super Webinar an einer der besten Heilpraktiker-/ und Therapeutenschule gemacht, das ging über Praxisorganisation und Praxisneugründung. Tongue

Daran habe ich mich orientiert. Nein ehrlich Silke, so ist es wirklich.
Wenn ich den HP ernsthaft als Beruf und Einkommensquelle sehe (und nicht als Liebhaberei lt. Finanzamt), dann muss ich straff organisiert sein, damit alles effektiv läuft und noch was hängen bleibt. In meiner Ländlichen Region kann ich nämlich nicht immer nach GebüH liquidieren. Da gingen mir bei Deinen Beispiel-Rechnungen im Kurs wirklich die Lichter auf.

Und mit 4 Kindern ist man ohnehin gut organisiert - sonst geht man baden. Da ist dann auch Pipi zwischen zwei Patienten kein Problem Big Grin

Ich habe vormittags meistens 6-8 Patienten á 30 Minuten in der Therapie (Akupunktur, Schröpfen, PPT, Injektionen, Infusionen, Follow-Up-Termine, etc.). Entweder gleich um 8:00 oder 8:30 Uhr bzw. um 13:00 Uhr die Neu-Patienten.

Aber Du hast schon recht. Patienten ziehen auch Energie aus ihren Therapeuten raus. Da bin ich ganz dankbar, dass ich Di/Do mir die Tage für mich (Frisör, etc.), Kinder, Haushalt reserviert habe.
LG, Anja

Wenn dich jemand verletzt, bleibe ruhig und lächle. Karma regelt das schon  Rolleyes
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#7
(08.08.2014, 13:16)sunny flower schrieb: Ich hatte mal ein super Webinar an einer der besten Heilpraktiker-/ und Therapeutenschule gemacht, das ging über Praxisorganisation und Praxisneugründung. Tongue

Daran habe ich mich orientiert.

Ich wollte nur prüfen ob du gut zugehört hast Big Grin

Nein natürlich hast du recht, wenn man ernsthaft eine erfolgreiche Praxis an den Start bringen will, dann muss man sich gut organisieren und das machst du ja prima!

Ich wünsche dir dass deine Praxis sich weiter so gut etablieren kann, einen super Start hast du ja schon gemacht!

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