herzlich wollkommen!
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Das Thema "Aktenschrank" dürfte keinesfalls ein neues Thema oder juristisch ungeklärtes Thema sein. Denn auch in Arztpraxen, Krankenhäusern usw. gibt es diese Situation. Ebenso, dass "Dritte" zum Beispiel Firmen die Reparaturen irgendwelche Art in einer Praxis durchführen.
Grundsätzlich muss vom Praxisinhaber/in sichergestellt werden, er/sie Unbefugten einen Zugang zu Patientendaten nicht ermöglicht. Die Verantwortung liegt also ganz eindeutig dort.
Wie dies geschieht, obliegt auch dem/der Praxisinhaber/in.
Auch die Arztpraxen bemühen Softwarefirmen, um die Praxissoftware zu installieren, zu warten usw. Hier sind die Bestimmung recht eindeutig und klar. Es gibt sogar Informationen im Internet dazu, spezieller Art.
Hier mal eine für Ärzte vorgesehene Seite mit interessanten Info's: